Trong thời đại công nghệ hiện đại, việc sử dụng phần mềm văn phòng không chỉ là một lựa chọn, mà là một sự cần thiết. Với hàng trăm, hàng ngàn phần mềm văn phòng có sẵn trên thị trường, việc tìm kiếm và lựa chọn phần mềm phù hợp có thể là một nhiệm vụ khá căng thẳng. May mắn thay, Công Nghệ Số Hóa đã tổng hợp danh sách “Top 10 phần mềm văn phòng thông dụng nhất” dưới đây, để bạn có thể rút ngắn thời gian tìm kiếm và trải nghiệm những ứng dụng tuyệt vời trong công việc hàng ngày của mình.
Phần mềm văn phòng là gì?
Phần mềm văn phòng là những công cụ hữu ích được sử dụng trong công việc văn phòng. Chúng giúp cho nhân viên văn phòng thực hiện công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Các phần mềm văn phòng thường được sử dụng để viết và xử lý văn bản, quản lý hồ sơ và tạo báo cáo công việc. Chúng cũng cho phép nhân viên số hóa dữ liệu để không cần phải quản lý theo phương pháp thủ công.
TOP 10 phần mềm văn phòng thông dụng nhất hiện nay
Dưới đây là danh sách 10 phần mềm văn phòng phổ biến mà đại đa số mọi người đều biết và sử dụng trong công việc văn phòng. Các phần mềm này có thể nói là cỗ máy hỗ trợ đắc lực cho những người làm công việc văn phòng. Hãy cùng Công Nghệ Số Hoa điểm qua danh sách này và tìm hiểu về công dụng mà chúng mang lại nhé!
Phần mềm văn phòng Microsoft Office
Microsoft Office, hay còn được gọi là Office, là một bộ ứng dụng văn phòng được phát triển bởi Microsoft. Nó gồm các chương trình, máy chủ và dịch vụ và đã được giới thiệu lần đầu bởi Bill Gates vào ngày 1 tháng 8 năm 1988, tại sự kiện COMDEX Las Vegas.
Bộ Office bao gồm 6 công cụ chính:
- Microsoft Word: Đây là một phần mềm giúp bạn soạn thảo văn bản. Nó có đầy đủ tính năng để tạo ra các văn bản, hợp đồng, v.v. Word có thể coi là công cụ quan trọng nhất trong bộ Office.
- Microsoft Excel: Còn được gọi là Excel, đây là công cụ để xử lý dữ liệu và tính toán. Excel cung cấp một bảng tính rộng lớn với các công cụ tính toán đặc biệt. Đối với lĩnh vực kế toán, Excel là một phần mềm không thể thiếu.
- Microsoft PowerPoint: PowerPoint là một ứng dụng được sử dụng trong các buổi thuyết trình để trình chiếu văn bản, hình ảnh và nội dung cuộc họp. PowerPoint cung cấp nhiều hiệu ứng thú vị để làm cho bài thuyết trình trở nên sinh động và hấp dẫn hơn.
- Microsoft OneDrive: Đây là một phần mềm dùng để lưu trữ dữ liệu. OneDrive cung cấp cho bạn 5GB dung lượng lưu trữ miễn phí.
- Microsoft OneNote: OneNote được sử dụng để ghi chú và chú thích. Bạn có thể lưu trữ ghi chú trực tuyến trên OneNote.
- Microsoft Outlook: Outlook được sử dụng để quản lý email, công việc và lịch trình. Điều này giúp bạn có thể theo dõi các công việc cần làm, từ đó tăng hiệu suất làm việc.
Nhờ các công cụ trong bộ Office, bạn có thể xử lý, soạn thảo văn bản, tính toán dữ liệu, tạo bài thuyết trình, lưu trữ tài liệu, ghi chú và quản lý email và lịch trình một cách tiện lợi và hiệu quả.
Trình duyệt web
Trình duyệt web là một phần mềm cần thiết cho người dùng máy tính để truy cập vào các trang web. Với trình duyệt web, người dùng có thể tìm kiếm thông tin cho công việc như thiết kế website, mua hàng trực tuyến, hoặc đơn giản là giải trí.
Hiện nay có nhiều trình duyệt web phổ biến như:
- Chrome
- Cốc Cốc
- Firefox
- Opera
- Yandex
- và nhiều hơn nữa.
Khi cài đặt một trình duyệt web trên máy tính, người dùng có thể thêm các tiện ích mở rộng để hỗ trợ công việc của mình. Trong số các trình duyệt web, Google Chrome là trình duyệt phổ biến nhất hiện nay.
Google Docs, Slides và Sheets
Không cần phải nói quá nhiều về sự phổ biến của Google Docs, Sheets và Slides. Đây là bộ ứng dụng trực tuyến từ Google, dễ dàng chia sẻ và sử dụng ở bất kỳ đâu, kể cả khi không có kết nối internet.
Các ứng dụng này được ưa chuộng bởi sự miễn phí, tính năng đầy đủ và khả năng chia sẻ dễ dàng với nhiều người cùng một lúc. Bạn có thể nhập liệu vào bảng tính cùng đồng nghiệp ngay cả khi cả hai ở xa nhau, rất tiện lợi.
Các ứng dụng này hoạt động tốt với tài khoản Gmail và các ứng dụng khác của Google như Google Calendar, Google Keeps, vv, tự tạo ra một hệ sinh thái văn phòng hoàn hảo trên máy tính xách tay.
Google Docs, Sheets và Slides đặc biệt hỗ trợ trên các nền tảng di động. Người dùng chỉ cần cài đặt ứng dụng và dữ liệu sẽ tự động đồng bộ hóa trên Google Drive trên cả máy tính xách tay và điện thoại thông minh, giúp ngăn chặn mất mát dữ liệu do hỏng ổ cứng.
Phần mềm tin học văn phòng để liên lạc
Các phần mềm tin học văn phòng là các công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc liên lạc trong công việc. Ở Việt Nam, Messenger, Zalo, Viber, Skype, Telegram, v.v. là những phần mềm phổ biến. Trong số này, Zalo là phần mềm được dân văn phòng ưa thích nhất.
Các phần mềm này không chỉ giúp chúng ta nhắn tin và gọi điện với khách hàng mà còn có nhiều tính năng hữu ích khác như gửi link, file, hình ảnh; thành lập nhóm hoặc lên kế hoạch hẹn giờ, v.v.
Hiện nay, Zalo đã bắt đầu tính phí một số dịch vụ cho doanh nghiệp, điều này khiến nhiều người sử dụng không hài lòng.
Hầu hết các công ty sử dụng mạng xã hội như Zalo, Facebook, Skype, Viber để dễ dàng trao đổi công việc, quản lý dự án bằng tin nhắn, cuộc gọi, hoặc thậm chí gửi file, hình ảnh, đường link nhanh chóng.
Những vai trò này là vô cùng quan trọng và vì vậy, đừng quên cài đặt những phần mềm này lên máy tính của bạn.
Unikey hỗ trợ gõ tiếng Việt
Hiện nay, có nhiều phần mềm đang được sử dụng để gõ tiếng Việt trong việc soạn thảo văn bản. Tuy nhiên, Unikey là một lựa chọn hàng đầu và đáng tin cậy. Unikey là một phần mềm miễn phí và điều này làm cho nó trở thành sự lựa chọn phổ biến của nhiều người.
Unikey hỗ trợ nhiều kiểu gõ và bảng mã. Hai kiểu gõ phổ biến nhất là Telex và Vni. Với Unikey, bạn có thể thực hiện nhiều tính năng hữu ích như gõ tắt, chuyển đổi các font chữ, chuyển văn bản có dấu thành không dấu và nhiều tính năng khác.
Tuy nhiên, cần phải cẩn trọng khi tải Unikey từ internet vì có thể có trang web giả mạo. Địa chỉ trang web chính thức của Unikey là https://www.unikey.org/ và sau khi cài đặt thành công, bạn sẽ thấy link đến trang web này trên giao diện của phần mềm Unikey.
Phần mềm tin học văn phòng đọc file PDF
Trong quá trình làm việc, chúng ta thường gặp các file định dạng PDF. Để đọc được những file này trên máy tính, chúng ta cần phải có phần mềm hỗ trợ.
Có nhiều phần mềm khác nhau mà bạn có thể sử dụng để đọc PDF, ví dụ như Foxit Reader, Adobe Reader, Nitro Reader, Cool PDF Reader hoặc công cụ PDF-XChange Viewer. Ngoài ra, bạn cũng có thể đọc file PDF trực tiếp trên trình duyệt web.
Những phần mềm này sẽ giúp bạn dễ dàng truy cập vào thông tin trong file PDF và làm việc hiệu quả với chúng.
Chương trình dọn máy tính, diệt virus
Đối với những người làm văn phòng, thường xuyên tiếp xúc với các thiết bị và email từ bên ngoài là chuyện bình thường. Nhưng không phải lúc nào những kết nối này cũng an toàn. Đôi khi, các thiết bị hoặc email từ nguồn không rõ có thể chứa virus và gây hại cho máy tính.
Để tránh bị tấn công virus, cần phải cài đặt phần mềm diệt virus cho máy tính. Nhờ chương trình này, dữ liệu trên máy tính sẽ được bảo vệ khỏi các tác nhân độc hại và không bị mất an toàn.
Ngoài ra, các thông tin cá nhân và thông tin của công ty cũng được bảo vệ một cách tốt.
Ứng dụng nén và giải nén
Trong quá trình làm việc, chúng ta thường gặp phải các file lớn hoặc hình ảnh có độ phân giải cao mà không thể mở trực tiếp trên máy tính. Đối với những trường hợp như vậy, phần mềm giải nén WinRAR sẽ trở thành “cứu tinh” cho máy tính của bạn. Ngoài việc giải nén các file, ứng dụng này còn cho phép bạn gộp các tài liệu vào một file duy nhất, giúp việc chia sẻ tài liệu trở nên nhanh chóng, đơn giản và an toàn hơn.
Phần mềm khôi phục dữ liệu
Đối với nhân viên văn phòng, dữ liệu trên máy tính có giá trị vô cùng quan trọng. Vì vậy, khi mất hay vô tình xóa đi, điều này sẽ gây ra không ít rắc rối. Đó là lý do tại sao sử dụng phần mềm khôi phục dữ liệu trở nên cực kỳ cần thiết.
Việc sử dụng phần mềm khôi phục dữ liệu giúp người dùng không phải lo lắng quá nhiều khi bị mất dữ liệu quan trọng. Các phần mềm như DataRecovery, Recover My Files, Recuva là những lựa chọn được rất nhiều người tin tưởng.
Phần mềm tăng tốc download
Hiện nay, nhiều người sử dụng trình duyệt Cốc Cốc để dễ dàng tải về các nội dung yêu thích. Nhưng có thể bạn chưa biết, bạn cũng có thể sử dụng Google Chrome kết hợp với phần mềm IDM để tăng tốc quá trình tải về.
IDM (Internet Download Manager) là phần mềm hàng đầu thế giới trong việc tăng tốc quá trình tải về. Nó sẽ tự động nhận link và sử dụng thuật toán thông minh để tăng tốc độ tải xuống từ Internet lên nhiều lần.
Lời kết
Hy vọng rằng những thông tin mà chúng tôi chia sẻ trên đây có thể giúp bạn tìm hiểu về các ứng dụng và phần mềm văn phòng hay, hữu ích để hỗ trợ công việc và học tập của bạn. Đừng quên ghé thăm Công Nghệ Số Hóa để đọc những bài viết hữu ích nhé!
