4 điều kiện cần có để thực hiện khai báo qua BHXH điện tử

Hiện nay, việc khai báo BHXH dưới hình thức điện tử ngày càng trở nên phổ biến và được triển khai rộng rãi tại nhiều doanh nghiệp. Việc khai báo và nộp hồ sơ BHXH với nhiều tiện lợi, giúp tiết kiệm thời gian, công sức tối đa cho doanh nghiệp và cơ quan bảo hiểm. Vậy cần những điều kiện nào để thực hiện khai BHXH điện tử? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Chữ ký số USB Token hoặc chữ ký số từ xa

Trước tiên, để có thể thực hiện khai báo BHXH điện tử, doanh nghiệp cần sở hữu một chữ ký số hợp pháp. Chữ ký số có thể hiểu đơn giản là một dạng thông tin đi kèm với văn bản nhằm xác định người tạo lập, chịu trách nhiệm về các dữ liệu khai báo và được công nhận về mặt pháp luật.

Hiện nay có 2 loại chữ ký số được sử dụng phổ biến nhất là chữ ký số USB Token và chữ ký số từ xa. Trong đó, chữ ký số USB là một thiết bị chứa các thông tin, dữ liệu đã được mã hóa của doanh nghiệp. Chữ ký số từ xa là phương pháp ký số mới thay thế cho USB Token, cho phép người dùng có thể thực hiện ký số ở bất kỳ đâu mà không cần mang theo USB hay máy tính.

Khi sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp có thể thực hiện nhiều nghiệp vụ trên BHXH điện tử như:

• Thực hiện khai báo thông tin bảo hiểm xã hội cho người lao động
• Nộp hồ sơ tới cơ quan BHXH thông qua internet
• Thực hiện các giao dịch BHXH và xác nhận những thay đổi thông tin của doanh nghiệp với cơ quan bảo hiểm qua mạng.

Lưu ý: Bạn sẽ cần cập nhật chữ ký số trên BHXH khi chữ ký số cũ không còn hiệu lực hoặc thay đổi nhà cung cấp chữ ký số.

Doanh nghiệp cần có chữ ký số để kê khai BHXH điện tử.

2. Chuẩn bị về kỹ năng kê khai BHXH điện tử

Dù kê khai BHXH theo cách truyền thống hay thông qua mạng internet thì doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị tốt và đầy đủ các thông tin, tài liệu cần có trước khi thực hiện. Điều này sẽ đảm bảo quá trình làm việc được nhanh chóng, thuận lợi nhất, tiết kiệm thời gian và mang đến hiệu quả cao.

Ngoài ra, người thực hiện kê khai BHXH phải là người biết cách sử dụng phần mềm, đã có các kiến thức, kỹ năng sử dụng phần mềm BHXH điện tử. Đây là điều kiện quan trọng và không thể thiếu nhằm đảm bảo quá trình khai báo đúng, chuẩn, nhanh chóng và đạt hiệu quả tốt.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn thay đổi chức danh trên phần mềm BHXH giúp đơn vị sử dụng lao động kịp thời kê khai, đảm bảo quyền lợi cho NLĐ.

3. Máy tính có kết nối internet

Bên cạnh các kỹ năng sử dụng phần mềm, để khai báo BHXH điện tử thành công doanh nghiệp cần có công cụ để thực hiện, đó là máy tính có kết nối internet. Khi khai báo, người phụ trách sẽ dùng máy tính để gửi hồ sơ, thông tin tới cơ quan bảo hiểm. Song song với đó, việc tiếp nhận kết quả và các phản hồi từ cơ quan bảo hiểm cũng sẽ triển khai qua internet. Vì thế, chuẩn bị máy tính có kết nối mạng tốt sẽ giúp quá trình khai báo của doanh nghiệp được nhanh chóng nhất.

Máy tính cần có kết nối internet tốt.

4. Tải phần mềm kê khai BHXH điện tử

Phần mềm BHXH điện tử là phương thức giao dịch BHXH nhằm giúp doanh nghiệp có thể thực hiện khai báo, giao dịch với cơ quan BHXH qua mạng internet. Thông qua phần mềm, doanh nghiệp có thể:

• Trực tiếp khai báo và nộp hồ sơ BHXH qua mạng
• Quá trình khai báo được tối ưu hóa với thủ tục nhanh gọn, thuận tiện, mọi lúc mọi nơi
• Giúp tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí tối đa
• Dễ dàng quản lý hồ sơ, thông tin bảo hiểm của người lao động

Có thể thấy, phần mềm BHXH điện tử mang lại nhiều tiện ích và hỗ trợ rất tốt cho doanh nghiệp trong kê khai và quản lý hồ sơ bảo hiểm. Chính vì thế, hiện nay có rất nhiều đơn vị đã cung cấp các phần mềm BHXH với những tính năng ưu việt và thông minh. Trong đó, phần mềm VNPT BHXH của Tập đoàn VNPT luôn được đánh giá cao nhất.

VNPT BHXH là phần mềm hỗ trợ kê khai và thực hiện nghiệp vụ BHXH điện tử cho mọi doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân có nhu cầu. Những ưu điểm nổi bật của VNPT BHXH phải kể đến như:

• Hỗ trợ lập tờ khai, hồ sơ bảo hiểm đúng quy chuẩn của cơ quan bảo hiểm
• Tiết kiệm lên tới 70% thời gian giao dịch và thực hiện thủ tục bảo hiểm
• Tiết kiệm tối đa chi phí giấy tờ, chuyển phát, phí xử lý hồ sơ, phí nhân sự cho doanh nghiệp
• Hồ sơ kê khai đảm bảo thông suốt, người dùng không cần in tờ khai, không cần lên trực tiếp cơ quan bảo hiểm
• Nộp hồ sơ qua mạng và trả kết quả nhanh chóng.

Phần mềm VNPT BHXH được nhiều người dùng đánh giá cao.

Với những ưu điểm trên, có thể thấy phần mềm VNPT BHXH điện tử là sự lựa chọn hoàn hảo với các doanh nghiệp khi thực hiện kê khai hồ sơ bảo hiểm. Hiện nay, khách hàng có thể tìm mua và nghiên cứu thông tin tại oneSME – nền tảng trực tuyến chuyên cung cấp  các dịch vụ chuyển đổi số cho doanh nghiệp.

Với sự linh hoạt, tiện ích và tầm ảnh hưởng của mình, oneSME đã trở thành một đối tác tin cậy cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, giúp xây dựng và phát triển doanh nghiệp trong bối cảnh thị trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh. Để biết rõ hơn về các tính năng khác và giá cước, quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp đến hotline 18001260 để được hỗ trợ nhanh chóng.