Cách xây dựng quy trình chăm sóc website chuyên nghiệp chỉ với 1 nhân sự

Trong thời đại số hiện nay, một website không chỉ đơn thuần là nơi giới thiệu sản phẩm hay dịch vụ, mà còn là “bộ mặt số” của doanh nghiệp. Tuy nhiên, điều đáng lo ngại là rất nhiều công ty – đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ – chỉ có duy nhất 1 nhân sự phụ trách việc chăm sóc website. Vậy làm thế nào để xây dựng quy trình chăm sóc website chuyên nghiệp, hiệu quả mà vẫn phù hợp với nguồn lực hạn chế?

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách tổ chức, sắp xếp và thực thi công việc chăm sóc website một cách bài bản, tối ưu – chỉ với một người phụ trách. Dù bạn là chủ doanh nghiệp, quản trị viên hay một marketer đa nhiệm, bài viết này sẽ giúp bạn nắm vững các bước then chốt để vận hành website hiệu quả và bền vững.

Vì sao cần có quy trình chăm sóc website chuyên nghiệp?

Một website không thể “để yên rồi tự chạy”. Giống như một cỗ máy, nó cần được bảo dưỡng, cập nhật và cải tiến thường xuyên. Việc xây dựng quy trình chăm sóc website giúp:

• Tăng độ ổn định và bảo mật: Ngăn chặn sự cố như lỗi hiển thị, tấn công mã độc hoặc mất dữ liệu.

• Tối ưu hiệu suất vận hành: Tốc độ tải trang nhanh, giao diện chuẩn UX giúp giữ chân người dùng.

• Cải thiện thứ hạng SEO: Google đánh giá cao các website được cập nhật nội dung đều đặn và vận hành tốt.

• Tạo sự chuyên nghiệp: Website thường xuyên được chăm sóc sẽ giúp tăng độ tin cậy với khách hàng.

Đặc biệt với những đơn vị chỉ có một nhân sự đảm nhiệm, việc có một quy trình chăm sóc website rõ ràng sẽ giúp công việc diễn ra mượt mà, không bỏ sót và tiết kiệm thời gian đáng kể.

Tổng quan quy trình chăm sóc website với 1 nhân sự

Dưới đây là khung quy trình cơ bản được chia theo từng giai đoạn và tần suất:

Các bước cụ thể trong quy trình chăm sóc website

Bước 1: Kiểm tra sức khỏe kỹ thuật website

Đây là công việc đầu tiên và quan trọng nhất. Mỗi tuần, nhân sự cần rà soát:

• Kiểm tra trang lỗi (404, 500).

• Tình trạng hoạt động của hosting: uptime, băng thông, lưu trữ.

• Tốc độ tải trang: dùng công cụ như Google PageSpeed Insights hoặc GTmetrix.

• Liên kết nội bộ và liên kết ngoài: Đảm bảo không có link chết.

• Kiểm tra chứng chỉ SSL và bảo mật HTTPS.

Nếu có lỗi phát sinh, cần khắc phục ngay hoặc ghi chú để xử lý vào khung thời gian hợp lý.

Bước 2: Cập nhật nội dung website đều đặn

Nội dung chính là linh hồn của website. Google và người dùng đều yêu thích những trang web thường xuyên có thông tin mới. Với 1 nhân sự, bạn nên:

• Xây dựng lịch biên tập nội dung: 2–4 bài blog mỗi tháng là hợp lý.

• Cập nhật trang sản phẩm/dịch vụ khi có thay đổi.

• Thêm phản hồi khách hàng, ảnh thực tế, thông báo ưu đãi.

• Tối ưu SEO on-page: thẻ H1–H3, meta title, meta description, từ khóa chính và phụ.

Mẹo nhỏ: Tận dụng AI để gợi ý chủ đề, phác thảo dàn ý hoặc chỉnh sửa nội dung nhanh chóng.

>>> Dù không cập nhật nội dung thường xuyên, website vẫn cần được bảo trì để đảm bảo hoạt động ổn định, bảo mật và hiệu suất. Tìm hiểu thêm tại website có cần bảo trì nếu không cập nhật nội dung.

Bước 3: Tối ưu giao diện và trải nghiệm ngươi dùng

Giao diện đẹp, mượt mà sẽ tăng thời gian ở lại của khách và cải thiện tỷ lệ chuyển đổi. Các việc cần làm:

• Kiểm tra hiển thị trên nhiều thiết bị (desktop, mobile, tablet).

• Tối ưu ảnh: giảm dung lượng nhưng vẫn giữ chất lượng.

• Rút gọn số plugin không cần thiết.

• Điều chỉnh bố cục trang chủ, trang danh mục, trang chi tiết sản phẩm cho trực quan hơn.

Nếu bạn không phải dân thiết kế, hãy dùng các công cụ như Figma hoặc Canva để làm bản nháp trước khi chỉnh sửa thật.

Bước 4: Backup dữ liệu và đảm bảo an toàn

Website có thể bị tấn công bất kỳ lúc nào, nên việc backup thường xuyên là bắt buộc:

• Backup thủ công hoặc dùng plugin (UpdraftPlus, BackupBuddy).

• Lưu bản backup trên máy tính cá nhân và nền tảng đám mây (Google Drive, Dropbox).

• Kiểm tra tường lửa, plugin bảo mật như Wordfence hoặc iThemes Security.

Ngoài ra, nên cài chức năng giới hạn đăng nhập sai, bảo vệ form liên hệ khỏi spam (Google reCAPTCHA).

Bước 5: Cập nhật hệ thống (CMS, Plugin, Theme)

Đây là phần dễ bị bỏ quên nhưng lại là nguyên nhân hàng đầu gây lỗi website:

• Cập nhật WordPress, Joomla, hoặc CMS tùy chỉnh lên phiên bản mới.

• Cập nhật plugin thường xuyên (trừ khi có cảnh báo xung đột).

• Trước khi update, backup toàn bộ website để tránh rủi ro.

Với website WordPress, bạn nên bật chế độ cập nhật tự động cho những plugin nhỏ.

Bước 6: Theo dõi dữ liệu và hiệu suất website

Không chỉ vận hành, bạn còn phải đo lường để cải tiến:

• Cài đặt Google Analytics và Google Search Console.

• Theo dõi các chỉ số: lượng truy cập, tỷ lệ thoát, trang phổ biến, nguồn traffic.

• Từ đó, điều chỉnh chiến lược nội dung, giao diện hoặc SEO.

Gợi ý: Lập báo cáo đơn giản hằng tháng để theo dõi xu hướng và kết quả.

Công cụ hỗ trợ đắc lực cho 1 nhận sự

Để 1 người “cân” được cả quy trình chăm sóc website, bạn cần tận dụng các công cụ:

Những lưu ý khi chăm sóc website một mình

• Đặt ưu tiên công việc: Không thể làm tất cả mỗi ngày, hãy chọn thứ tự quan trọng.

• Ghi chú, tạo checklist để không bỏ sót nhiệm vụ.

• Tự động hóa những gì có thể: lịch đăng bài, backup, cập nhật…

• Học liên tục: về SEO, UX/UI, bảo mật… để nâng cao kỹ năng.

• Không cố gắng làm một mình nếu quá tải: Khi website đã lớn và lưu lượng truy cập nhiều, nên cân nhắc sử dụng dịch vụ chăm sóc website để đảm bảo hiệu quả chuyên sâu.

Mẫu lịch làm việc chăm sóc website cho 1 tuần

Một người cũng có thể chăm sóc website chuyên nghiệp

Dù chỉ có một nhân sự, bạn vẫn hoàn toàn có thể xây dựng và vận hành một quy trình chăm sóc website bài bản, hiệu quả nếu có tổ chức khoa học và sự hỗ trợ của các công cụ phù hợp. Hãy bắt đầu từ những việc cơ bản, lặp lại theo tuần – và từng bước nâng cấp quy trình theo sự phát triển của doanh nghiệp.

Nếu bạn cảm thấy khối lượng công việc đã vượt khả năng của một người, hoặc muốn tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi, hãy cân nhắc sử dụng dịch vụ chăm sóc website chuyên nghiệp tại BICTweb để tiết kiệm thời gian và tối ưu hiệu quả dài hạn.